Une organisation personnelle saine et une coordination efficace

Alice est une personne organisée. Elle utilise une liste de tâches où elle inscrit ses actions personnelles et utilise un tableau Trello pour gérer les tâches de son équipe. Elle doit aussi collaborer avec des clients qui préfèrent utiliser Google Tasks.

Elle sait par quelles tâches commencer le matin car elle passe en revue sa liste, Trello et Google Tasks la veille au soir. Mais pendant la journée, à mesure qu'elle se fatigue, que des événements inattendus apparaisent, sa mémoire ne l'aide plus à savoir par quoi continuer. Elle se retrouve à passer de sa liste, à son tableau Trello et à Google Tasks pour trouver les actions suivantes. Il lui est assez pénible de déterminer l'action la plus importante à faire en comparant le contenu de trois applications différentes.

Mais le pire est sans doute la communication avec ses collègues ou ses clients concernant des tâches partagées (qu'elle doit faire ou qu'elle a demandé à faire). En fonction de la tâche en question, elle doit retrouver le moyen de communication déjà utilisé pour celle-ci. Etait-ce par email ou avec Slack? Et c'est la même chose qui se produit lorsqu'elle cherche des références sur ce qui a été décidé. Cette recherche prend du temps et diminue d'autant plus sa concentration.

Depuis longtemps, Bob a pris l'habitude de grouper toutes ses tâches dans une seule application. Quelle que soit la source des demandes qui lui parviennent, il inscrit dans son application ce qu'il doit faire. Cela lui permet de tout centraliser au même endroit et d'avoir une vue d'ensemble.

Pendant la journée, Bob passe en revue sa liste pour choisir la tâche sur laquelle il va travailler ensuite. Il fait un choix rapide sans être convaincu que la tâche choisie soit la plus prioritaire. Mais ce qui l'embête le plus est cette impression de ne pas être efficace et de se sentir dépassé par cette longue liste.

Ce que Bob ne sait pas, c'est qu'à chaque fois qu'il regarde sa liste à la recherche de l'action suivante, inconsciemment, son cerveau évalue la longue liste et augmente son anxiété en raison du grand nombre de choses qu'il doit faire. Par ailleurs, pour passer d'une tâche à l'autre, Bob est amené à parcourir sa liste, obligeant son cerveau à basculer du mode "exécution" au mode "planification", ce qui requiert des moyens intellectuels différents. C'est comme passer d'une partie de dominos à la planification des vacances de l'année suivante. Son cerveau commute d'un mode performatif à un mode spéculatif, puis performatif de nouveau. Or, tout cela a un coût psychologique important.

Cathy a un róle de conduite d'équipe. Une de ses tâches consiste à maintenir la communication entre son équipe et l'équipe produit de son entreprise. C'est un travail intéressant mais qui reste un pari quotidien.

En effet, alors que son équipe cherche de la stabilité, le management de l'entreprise veut de la réactivité. Elle a beau réunir son équipe une fois par semaine pour discuter les projets prioritaires, il arrive que des demandes s'immiscent dans le planning de la semaine, changeant la répartition de l'effort à mettre dans les différents projets. Ces changements sont souvent difficiles à faire adopter rapidement car chacun gère ses tâches indépendamment et se souvient surtout de la réunion hebdomaidaire. Si elle contacte individuellement ses collègues pour les inciter à revoir très rapidement leur liste, on l'accuse de changer d'avis tout le temps alors qu'elle ne cherche qu'à changer l'ordre des tâches déjà présentes dans la pile des tâches à faire.

Dany réalise des tâches en lien avec ses besoins ou ceux de ses collègues qui travaillent sur une multitude de projets différents. Lorsqu'il a besoin d'information au sujet d'un travail qu'il doit terminer, il utilise le courriel ou l'application de messagerie instantanée de l'entreprise.

Malheureusement, dès qu'il ouvre une des deux applications, il voit les nouveaux messages s'afficher. Son esprit se concentre alors instantanément sur ces messages et il perd parfois 15 minutes pour revenir à ce qu'il voulait faire. Et, cela va sans dire, il retourne à ce qu'il voulait faire à un niveau de concentration amoindri.

Emily utilise une application personelle de gestion des tâches. Elle note scrupuleusement ce qu'elle doit faire et utilise sa liste pour déterminer la tâche suivante à accomplir. Habituellement, elle se sert des dates d'échéance pour se concentrer sur ce qui est urgent.

Mais cette stratégie a plusieurs défauts. D'abord, Emily ne se concentre que sur ce qui est urgent, même si ce n'est as forcément très important. Ensuite, sa manie de passer par les échéances la dispense de l'exercice difficile mais impératif de déterminer ce qui est important pour elle. Enfin, une partie des tâches dans sa liste qui ne sont pas pourvues de dates y restent "bloquées" longtemps même si elles sont importantes. Inutile de dire qu'il est facile de la manipuler car il suffit de lui demander quelque chose de très urgent.

Fabio gère ses tâches de façon très efficace: il planifie ce qu'il veut faire et quand, revoit les tâches en cours, réaménage les tâches à d'autres moments si nécessaire et fait même le suivi avec ses collègues ou amis. Son efficacité est reconnue par tous.

En regardant de façon globale comment il s'y prend, il n'est pas capable de dire sur quoi il s'est vraiment concentré pendant la semaine. Il a tellement de tâches différentes appartenant à des activités ou projets divers qu'il ne sait pas s'il va quelque part où s'il ne fait que répondre efficacement à ce qui se présente. Il a une bonne idée du projet le plus important mais comment savoir s'il avance au meilleur rythme possible ? L'extrême dextérité dans l'exécution de Fabio est devenu son principal obstacle à une stratégie efficace.