Lorsue vous découvrez l'application de gesiotn de tâche qu'il vous faut, il y a des chances pour que cela ne soit ni celui de votre entreprise ou de votre équipe. Ce n'est pas un problème énorme si vous copier-coller dans votre outil ce qui se fait ailleurs. Mais très vite vous passez trop de temps à sychroniser les données à la main. Au lieu de voir tout ce qui se fait dans votre équipe our entreprise, vous ne verrez que ce qui vous concerne et que vous synchronisez.
Vous devez aussi gérer à la main les communications liées à ses tâches au travers de l'outil du groupe lorsqu'il existe ou pire utiliser un outil généraliste. Parfois les outils intégrés disposent de hérarchies de tâches permettant de voir les relations entre les niveaux de tâches et les personnes qui les réalisent. Ces deux écueils vous laissent la charge mentale importante d'être responsable de la synchronisation entre les tâches issues de votre entreprise, de vos amis et les vôtres.
Beaucoup d'applicationm de gestion de tâches se focalisent sur la gestion. Lorsque vous collaborez avec d'autres personnes, quelques soient les points forts de ses pplications, l'absence de fome de communication ad hoc concernant les tâches vous obligera à passer par des applications tierces (email, slack, etc.). Ce n'est pas une sinécure car:
Habituellement les todo apps gèrent vos tâches. Vous pouvez modifier, déplacer, change la priorité et effectuer bien d'autres opération sur vos tâches. Mais à la fin, ce qui vous intéresse c'est d'arriver à faire ces tâches et c'est là que commencent les problèmes, lorsque vous voudrez choisir la prochaine tâche à effectuer. Alors que vous êtes en mode exécution lorsque vous terminez la tâche sur laquelle vous êtes, vous allez devoir passer en mode stratégie pour décider laquelle prendre avant de revenir au mode exéuction pour venir à bout de la tâche suivante. Ce cghangement induit une charge mentale importante.
Parfois, il arrive qu'on doute d'un aspect de la tâche en cours. Vous dépendez alors de votre todo app pour trouver l'objectif supérieur ou la vision permettant de répondre à votre question.Si l'aplication ne le permet pas ou l'information ne s'y trouve pas, vous devrez repasser par le mode stratégie ce qui affectera encore votre capacité de travail.
L'un des avantages d'avoir une application de gestiopn des tâche est de pouvoir en gérer de toutes les tailles. Cela vous permet, par exemple, de décomposer celles qui vous sont assignées en plus petits morcaux. Cette flexib ilité n'est malheureusement pas toujours possible dans l'outil utilisé dans le cadre professionnel ou alors avec des contraintes fortes, comme par exemple, en transparence totale.
Parfois, pour avancer nous avons besoin de réfléchir plus petit. L'absence de décomposition d'une tâche nous affecte par un besoin accru d'énergie au départ, la décomposition se faisant dans notre tête.
Avez-vous remarqué que les même gens qui ratent rarement leur rendez'-vous sont capables de passer à côté des tâches qu'ils dévidé de faire ? C'est en lien avec l'absence d'épaisseur des tâches. Contrairement aux rendez-vous dans les calendrier, les tâches ne s'étirent pas dans un espace fini indiquant par-là même leur durée et leur place dans le temps. Les tâches sont sent durées, instantanées, empilables à l'infini et sans contraintes. On ne sent pas leur charge en amont de tout travail. On ne sent pas si une tâche de plus nous fera basculer dans l'excès ou pas.
Ce dernier point est important: lorsque vous regardez un jour de votre calendrier rempli de rendez-vous, vous avez instanément la conscience du trop plein. Vous sentez le besoin d'en faire moins. Rien de tel avec votre liste de tâche. L'ajout, indolore, est toujours possible et l'allongement de la liste ne fera que générer de l'anxiété, inconsciente cette fois.
Les applications de gestions de tâches ne fournissent pas ce genre de vue. Cela nous empêche de gérer efficacement nos pauses et les moments de récupération esentiels (comme les jours de repos de nos calendriers). Cela nous empêche aussi de refuser poliment certaines tâches par excès d'épaisseur totale des tâches pour lesquelles nous nous sommes déjà engagés.
Beaucoup de consultants conseillent de gérer notre énergie et pas notre temps. Le calendrier peut nous y aider. Malheureusement, la plupart des applicatilon de gestion de tâche ne s'en accordent pas très bien. beaucoup d'événements quotidiens font dérailler nos plans (sauf nos rendez-vous qui sont étonnemment moins concernés).
Mais revenons au problème de la gestion de l'énergie. Celle-ci fluctue au oours de la journée. Nous avons des cycles liés à notre physiologie et nos habitudes ou préférences. Selon votre chronotype vous étes du matin ou du soir, par exemple.Il existe une relation optimale entre ce que vous faites et le moment oû vous le faites. Par ailleurs, la fatigue s'emplifie lorsque l'on travail en continu. Une gestion efficace des tâches doit donc s'accompagner d'une gestion de notre précieux temps et de notre précieuse énergie.
Si nos outilsde gesitln de tâche ne incluent pas la gestion des phases de récupértion et de pause, ils ne nous donnent qu'une aide sous-optimale.
La dernière chose qui affecte négativement les tâches planifiées est la gestion du temps lui-même. Votre rendez-vous du 22 mai 2023 à 17h es unique; C'est un événements qui n'advient qu'une seule fois. Les tâches sont différentes. Certaines ont des échéances mais leur exécution est flexibles et peut être réalisée à différents moments tout en respectant l'échéance. Les systèmes de gestion du temps nous ont appris à tout réfléchir en fonction du temps. C'est donc l'échéance qui devient maître de tout. La plupart des gens suivent leur outils qui priorisent en fonction des échéances. Outre la perte de la dimension d'importance, nous perdons surtout la capacité à planifier une dpéense intelligente de notre énergie.
Pour démarrer une tâche failement, il faut qu'elle soit claire, bien définie, faisable et pas trop longue. Sans quoi, nous sommes facilement découragés ou devons utiliser une énergie conséquente pour nous lancer.
Pour rester longtemps sur un projet composé de beaucoup de tâche nous devons pouvoir accès à la vue de haut niveau du projet, la vision à laquelle il s'attache, la stratégie qu'il sous-tend, etc. Ce sont ces informations qui nous permettent de ne pas abandonner ou de s'user à la tâche.
Ces deux dimensions sont toutes les deux nécessaires.
La plupart des tâches nous permettent de gérer des échéances et ajouter des priorités aux tâches. Mais ces deux fonctionalités sont contradictoires et les échéances ont tout le temps le dessus nous empêchant d'appliquer la matrice de priorité/échéance de Eseinhower.
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